Работа в современном офисе
Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а тот, который работает эффективнее.
Другая тенденция современной организации труда заключается в том, что время кустарей-одиночек прошло. Современный продукт есть результат коллективного труда. Любой высокотехнологичный и информационноемкий проект создается рабочими группами в рамках офиса или целого ряда офисов, разбросанных по всему миру. Работа в таком офисе невозможна без знания современных средств коммуникации, Интернета, электронной почты, норм и этики делопроизводства.
О необходимости навыков работы в современном офисе
Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.
История делопроизводства
Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления
Microsoft Office Standard Edition 2003
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.
Типовая структура предприятия
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).
Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются
Автоматизация документооборота
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Интернет - сеть сетей
Прежде чем говорить об информационных материалах, хранящихся в Сети, следует кратко напомнить, что представляет собой Всемирная сеть и какова ее структура.
Гипертекст и Web-страницы
Гипертекст (Hypertext) - это документ (в первую очередь текстовый1)), содержащий гиперссылки. Гиперссылка - это связь слова или содержащегося в документе изображения с другим ресурсом, которым может быть как еще один документ, так и раздел текущего документа. Подобные "связанные" слова или картинки документа, как правило, выделяются по оформлению из общего текста. Общепринятой является практика подчеркивания слова или предложения, связанного гиперссылкой.
Индексированные каталоги
Каталог представляет собой данные, структурированные по темам в виде иерархических структур. Тематические разделы первого уровня определяют наиболее популярные, максимально широкие темы, такие как "спорт", "отдых", "наука", "магазины" и т.д. В каждом таком разделе есть подразделы. Таким образом, пользователь может уточнять интересующую его область, путешествуя по дереву каталога и постепенно сужая область поиска.
Электронная почта
Электронная почта является неотъемлемой частью современного бизнеса: она обеспечивает быструю связь, увеличивает производительность труда и снижает расходы. Работа с электронной почтой занимает более четверти времени сотрудников современной компании. Электронная почта давно обошла по популярности традиционную почту: ежегодно в мире рассылается десятки миллиардов электронных писем!
Миссия компании
Планирование в любой организации невозможно без определения основных принципов ее существования, которые будут определять в дальнейшем все стороны ее деятельности. Формулируются эти принципы в так называемой миссии организации.
Планы компании и планы ее сотрудников
Как у предприятия, которое четко видит свою цель, имеется некоторая миссия, так и у менеджера, планирующего свое будущее, должна быть выработана своя миссия. И конечно, вклад менеджера в дело компании будет оптимальным, если его миссия и миссия компании совпадают на данном отрезке времени.
Причины возникновения проблем с ИТ-безопасностью
Для того чтобы понять, с чем связаны и из чего вытекают проблемы безопасности в работе современного предприятия, следует обратиться к 8.1, на котором изображена схема взаимосвязи между нуждами бизнеса, требованиями безопасности и принципами приватности
Средства контроля доступа к документам в MS Office
В приложениях Word, Excel, Access и PowerPoint имеются функции защиты документов от несанкционированного доступа. Пользователи могут управлять доступом к документам, применяя функцию защиты доступа к файлам. Автор документа может задать пароль, позволяющий открывать документ или вносить в него изменения
Что такое криптография?
Если говорить о безопасных коммуникациях, то здесь возникают более сложные задачи. Допустим, нам необходимо переслать документ по Сети. Если мы защитим документ паролем, то для того, чтобы тот, кто получит защищенный документ, смог его открыть, необходимо сообщить пароль и ему, но как сделать так, чтобы пароль оказался недоступен другим лицам?
Где хранятся следы вашей активности в Сети
В современном мире информация о предпочтениях пользователей, сведения о посещаемых ими ресурсах, о покупаемых товарах сама становится товаром. Многие коммерческие компании готовы платить большие деньги за подобные данные. Казалось бы, собирается данная информация с целью лучшего обслуживания клиента.
Классификация вредоносных программ
Сегодня Интернет является самым популярным источником информации. В нем можно найти массу полезных программ. Многие компании предоставляют свои услуги через Интернет. Но у пользования Всемирной сетью есть и обратная сторона. Вирусы и другие компьютерные паразиты, нежелательная и рекламная информация, программы-шпионы и сетевые атаки - все это угрожает компьютеру, подсоединенному к Интернету.
Брандмауэр как средство защиты частных сетей
Межсетевые экраны, называют также брандмауэрами или файерволами (от англ. firewall). Интересно происхождение данного термина. Брандмауэрами называли специальные устройства в поездах. В машинном отделении паровозов топливо находилось поблизости от топки. Кочегар бросал лопатой уголь в топку, и легковоспламеняющаяся угольная пыль часто вспыхивала. Из-за этого в машинном отделении нередко возникали пожары.
Контент секьюрити
Одной из проблем контент секьюрити является проблема нежелательных писем или спама. Электронная почта - это важнейшее средство общения как между домашними пользователями, так и между сотрудниками предприятий. Но уникальные возможности Интернета по доставке сообщений сотням тысяч получателей одновременно оборачиваются болезнью нового века - рассылкой нежелательных сообщений, или спама (по-английски Junk e-mail или spam).
Виды компьютерного пиратства
Среди причин интенсивного развития пиратства в нашей стране следует назвать не только отсутствие достаточной нормативной базы для борьбы с пиратством, но и недостаточную осведомленность о видах компьютерного пиратства, о мерах ответственности за правонарушения в этой сфере и о существующих методах борьбы с пиратством.
Основные понятия маркетинга
Существуют десятки определений маркетинга. В широком смысле маркетинг можно рассматривать как философию управления, согласно которой разрешение проблем потребителей путем эффективного удовлетворения их запросов ведет к успеху организации. На уровне отдельных предприятий маркетинг - это система, ориентированная на производство и продвижение разнообразных продуктов и удовлетворение интересов производителей и потребителей.
Планирование презентации
Термин "презентация" одновременно обозначает процесс представления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы. От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотно оформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.
Виды продвижения товаров
Согласно классификации и терминологии, принятой на западе, разделяют термины: "реклама" (advertising) - включает рекламные объявления в средствах массовой информации; "сейлз промоушен" (sales promotion) - мероприятия, непосредственно способствующие продажам и, как правило, проводимые на месте продаж; "паблик рилейшнз" (public relations) - мероприятия, нацеленные на завоевание благожелательного отношения общественности;"директ-маркетинг" (direct-marketing) - деятельность, направленная на установление прямых связей производителя с потребителем.
Как сделать сайт посещаемым
Корпоративный сайт - это самый динамичный и эффективный способ рассказать миру о своей фирме, о своей продукции, узнать мнение заказчика и, главное, осуществить различные бизнес-операции непосредственно в Сети.
Что такое "Интернет-маркетинг"?
Появившиеся в 60-е годы и быстро развивавшиеся компьютеризированные базы данных обусловили возникновение еще одной формы маркетинга - маркетинга базами данных. Новая форма хранения информации позволила сопоставлять огромное количество данных, отслеживать показатели продаж и операции по продвижению продукции. Базы данных стали использоваться для определения мест проживания потенциальных потребителей, их демографических параметров и т.д.
Что такое "личный маркетинг"?
До сих пор мы говорили о маркетинге как о совокупности действий по продвижению на рынок продуктов и услуг, однако очевидно, что для каждого человека, который заботится о личной карьере, профессиональной реализации, также стоит задача продвижения себя на рынке. Оказывается, многие методики продвижения товаров на рынок могут использоваться для планирования личной карьеры. В данном случае вполне уместно понятие "личный маркетинг" или даже "продажа своей персоны".
Управление документацией и новые информационные технологии
Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.
Советское делопроизводство
Самоучитель по офисной работе с документами
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.
Оформление организационно-распорядительных документов
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105). Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.
Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Регистрация документов
Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки, фотографии, звукозаписи и т. п. Информация хранится и обрабатывается в цифровом виде. Единица измерения информации - байт. Один байт (1б) соответствует примерно одному символу текста. Для удобства введены также более крупные единицы измерения информации: килобайт (Кб), мегабайт (Мб), гигабайт (Гб).
Приложение
Организация и технологии документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
Нормы официально-делового стиля
