Работа в современном офисе


Реквизиты документов


Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 3.2).

Таблица 3.2. Основные форматы документовОбозначениеРазмеры, ммОбозначениеРазмеры, мм
А0841х1189А6105х148
А1594х841А774х105
А2420х594А852х74
А3297х420А937х52
А4210х297А1026х37
А5148х210А1118х26

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16., а пример бланка с реквизитами - на рис. 3.17. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.

Схема расположения реквизитов

Рис. 3.16.  Схема расположения реквизитов

Пример использования реквизитов в письме

Рис. 3.17.  Пример использования реквизитов в письме

Описание реквизитов, показанных на рис. 3.16, дано в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Описание реквизитов
01Государственный герб Российской Федерации
02Герб субъекта Российской Федерации
03Эмблема4) организации или товарный знак (знак обслуживания)
04Код организации
05Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07Код формы документа
08Наименование организации
09Справочные данные об организации
10Наименование вида документа
11Дата
12Регистрационный номер документа
13Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14Место составления или издания документа
15Адресат
16Гриф5) утверждения документа
17Резолюция
18Заголовок к тексту
19Отметка о контроле
20Текст документа
21Отметка о наличии приложения
22Подпись
23Гриф согласования документа
24Визы согласования документа
25Оттиск печати
26Отметка о заверении копии
27Отметка об исполнителе
28Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29Отметка о поступлении документа в организацию
30Идентификатор электронной копии документа

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис. 3.16).

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля (рис. 3.18).

Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля

Рис. 3.18.  Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля




- Начало -  - Назад -  - Вперед -