Обязательные реквизиты
Наименование организации - составителя документа (реквизит 08) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах.
Помимо непосредственно наименования организации, довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для писем вид документа не указывается.
Дата документа (реквизит 11) обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является:
- дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа.
Регистрационный номер документа (реквизит 12) - это условное буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года.
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 13), располагающиеся строкой ниже.
Заголовок к тексту (реквизит 18) отражает основное содержание документа, например "о совместной деятельности" (см. рис. 3.17).
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Текст документа (реквизит 20) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал).
Подпись (реквизит 22) - обязательный реквизит, который включает:
- наименование должности официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
- личную подпись;
- расшифровку - инициалы и фамилию подписавшего документ должностного лица.
Согласно ГОСТу, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.