Работа в современном офисе


Общая структура документационного обеспечения управления - часть 2


Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Существует целый ряд вариантов классификации документов (см. табл. 3.1).

Таблица 3.1. Виды классификации документовПринцип классификацииПодклассы
По происхождениюСлужебные, личные
По срочностиСрочные, несрочные
По гласностиСекретные, сов. секретные, для служебного пользования, несекретные
По формеТиповые, индивидуальные
По срокам храненияВременного хранения, долговременного, постоянного
По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние
По типу носителейБумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

  • организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
  • распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
  • информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
  • документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).



- Начало -  - Назад -  - Вперед -